公文與簽核流通
校內來文、對外發文、系主任簽核、意見徵詢、承辦分派、截止提醒,全程進度與版本可追蹤。
核心模組規劃
把系辦每天在做的事,變成可協作的制度
從公文、會議到任務與決議,所有行政事項在同一個平台流動、留痕、歸檔。
會議管理
系務會議、教評會、課程與招生委員會的排程、議程、提案、出席與會議紀錄一站完成。
系務任務追蹤
課程異動、評鑑、核銷、採購、申訴皆轉為任務,負責人、期限、狀態、歷程一目了然。
決議追蹤
會議決議自動產生待辦、指派負責人、設定期限,並於下次會議自動帶入追蹤事項。
文件與知識庫
法規、會議紀錄、表單範本、評鑑與 SOP,支援版本控管、權限、全文搜尋與關聯任務。
權限與角色
系主任、行政主管、承辦人、教師、委員、學生代表、校級窗口各司其職,責任清楚歸屬。
最重要的設計精神
每一件事都要回答這五個問題
- 1這件事從哪裡來?公文 / 會議 / 主任交辦,來源可溯。
- 2現在誰負責?主辦、協辦清楚,責任歸屬明確。
- 3目前做到哪裡?狀態與歷程即時更新,進度透明。
- 4什麼時候要完成?期限與逾期風險自動提醒。
- 5完成後歸檔在哪?結案資料自動歸入知識庫。
AI 系務助理
讓行政人員少一點記憶負擔
- 公文摘要、抓出期限、判斷相關單位、建議承辦人
- 會議錄音轉文字、自動抽取決議並產生待辦任務
- 系務問答:「上次課程委員會決議是什麼?」「某老師升等案到哪了?」
- 逾期風險提醒與 SOP 下一步建議
某老師升等案目前到哪裡?
張志偉副教授升等案(企管字第 1140605 號)目前處於「系主任複核簽署」階段,流程已完成 4/7,承辦人陳怡君,期限 06/18。需要我幫您催辦或開啟公文嗎?
角色與權限
不同角色,看見不同的系務視角
系主任全系總覽、簽核、指派、決議確認
行政主管全流程管理、分派、追蹤
系辦承辦人公文登錄、任務處理、會議管理
教師查看相關案件、回覆意見、參與會議
委員會委員查看所屬委員會資料
學生代表查看公開議程與會議紀錄